Як організувати робоче місце

Значну частину дня людина проводить за роботою в офісі або вдома. Однак рідко хто замислюється про власний комфорт під час роботи. Ми нарікаємо на лінь, прокрастинацію і поганий настрій, коли наша ефективність стрімко падає, і не враховуємо вплив робочого простору.

До речі, тому, як стати найбільш ефективним, ми вчимо на онлайн-програмі «Тайм-менеджмент», де всього за 5 тижнів ви освоїте кращі техніки з розподілу свого часу. Тому, якщо у вас проблеми з плануванням часу, організованістю і досягненням своїх цілей, то сміливо записуйтеся на навчання. А сьогодні ми поговоримо про організацію робочого простору, який також впливає на продуктивність людини.

Особливо ця проблема стає актуальною у світлі останніх подій. На карантині багатьом доводиться працювати віддалено, але не всім вдається підтримувати свій колишній робочий темп.

Чому важливо тримати своє робоче місце організованим

Неорганізований робочий простір може призвести до низки проблем з роботою. До того ж, безлад і дискомфорт на робочому місці збільшують час і витрачувану енергію, необхідні для виконання навіть найменших і простих завдань.

Ось деякі проблеми, що з'являються в результаті неправильної організації робочого простору:

• стрес через неможливість знайти потрібні предмети або документи;
• зниження продуктивності, тому що ви витрачаєте час на пошук речей, до яких у вас повинен бути легкий доступ;
• погіршення концентрації уваги: чим більше мотлоху в робочому просторі, тим вище шанси відволіктися від роботи на сторонні об'єкти;
• підвищений ризик захворіти: безлад може стати домівкою для бактерій, мікробів і вірусів.

Як бачите, питання організації робочого простору дуже важливе.

Що впливає на ефективність роботи з дому

Організовуючи робоче місце вдома, необхідно враховувати дві складові: психологічну і технічну.

Психологічно людині спочатку складно розрізняти, коли починається робота, а коли можна розслабитися і відпочити. І це природно, адже раніше у вас існували ритуали, які допомагали налаштуватися на роботу, - укладання волосся, вибір одягу або купівля кави по дорозі в офіс. Тепер робочі та особисті кордони розмиті, що збиває з пантелику.

Технічна складова також впливає на ефективність роботи. Ідея весь день лежати з ноутбуком на ліжку спочатку здається надихаючою, але незабаром ви зрозумієте - так працювати не вийде. Відсутність робочого столу, незручний стілець, недостатнє освітлення в кімнаті і неправильна розстановка меблів - це лише частина технічних факторів, що вбивають вашу продуктивність.

Побороти обидва фактори можна, доклавши трохи зусиль. Для цього давайте розберемося як організувати робоче місце правильно.

Встановлення меж у квартирі

І з психологічною, і з технічною складовою впорається встановлення робочих кордонів у квартирі. Якщо ви будете переходити з кімнати в кімнату з ноутбуком на руках, налаштуватися на роботу буде складно. Неефективно також працювати і за обіднім столом, адже він викликає зовсім інші асоціації. Тому:

Знайдіть ідеальне робоче місце

Організувати робочий простір простіше, виділивши для нього певну кімнату. При цьому потрібно враховувати, яке середовище вам підходить. Тому поставте собі такі запитання:

• Де я буду добре працювати?
• Мені потрібно усамітнене місце?
• Фонова музика допоможе мені налаштуватися на роботу?
• Що мене може відвернути?

Розуміння того, що робить робочий процес легшим і що відволікає вас, допоможе знайти ідеальне місце для роботи.

Створіть комфорт

Щоб зі зручністю працювати довгі години, не виходячи з дому, подумайте про придбання підставки для ніг і хорошого стільця. Стілець, від якого болить спина, або стіл, на якому недостатньо місця, знижують рівень комфорту.

Ефективна ергономіка на робочому місці допомагає захистити здоров'я і підвищує рівень продуктивності, позбавляючи вас від стресу, тілесних затисків, головного болю, набряклих ніг і болів у спині.

Створюючи собі комфорт, ви зможете залишатися зосередженими на роботі протягом тривалого часу.

Добре освітлення

Будь - яке робоче місце потребує доброго освітлення, щоб ви могли добре бачити в будь-який час дня, важливо піклуватися про свій зір. Вплив різкого і надто яскравого освітлення протягом тривалого періоду може викликати мігрень. Тьмяне освітлення може також викликати головний біль і перенапруження очей.

Подбайте про добре освітлення без контрастів.

Натхнення

Ви завжди можете спроектувати робоче місце так, як захочете. Це одна з переваг роботи з дому.

Щоб залишатися енергійним і мотивованим на роботу, встановіть приємні і надихаючі нагадування на своєму робочому місці. Цитата з улюбленої книги або фільму, яка мотивує і пожвавлює ваш дух, фотографія коханої людини, приємні картини або постери, свіжі квіти - все це надихаючі речі, які можна поставити на робочому місці.

Робоче середовище має бути ретельно організоване, щоб надавати позитивний вплив на ваше бажання працювати, настрій, ефективність і продуктивність. Відповідаючи на питання «як організувати робоче місце?», ми перейдемо до важливої його частини - робочого столу.

Організація стільниці

Наведення порядку на робочому столі не повинно займати цілий день, це може бути зроблено поступово. Насправді, підтримання організованого робочого місця набагато ефективніше, якщо розглядати його як постійний проект, а не як одноразову справу.

Отже, якщо ви готові розпочати роботу, наступні поради щодо організації допоможуть вам перетворити ваш стіл на ефективний робочий простір.

Наведіть порядок

Безлад на робочому столі і в папках з документами, купа непотребу, заплутані дроти зарядних пристроїв, навушників тощо. Якщо ви постійно складаєте різні предмети в купу з думкою «потім як-небудь розберу», ви почнете просто закривати очі на хаос, що панує на столі. Створіть систему, яка не дозволить перетворити робоче місце на склад, тоді вам не доведеться розбиратися з величезним безладом з разу в раз.

У кожної речі має бути своє місце

Предмети набагато простіше прибирати, коли у них є певні місця. Це стосується і речей, з якими ви не знаєте, що робити, або до яких потрібно повернутися пізніше. Виділіть для подібного своє місце і раз на день приймайтеся за розбір.

Не думайте, що найкращий стіл - це порожній стіл

Хоча мінімалізм у стилі Марі Кондо може бути ефективним для деяких людей, це не єдиний спосіб організувати охайний робочий простір. Люди, які краще сприймають візуальну інформацію, не досягнуть успіху в роботі, прибравши всі предмети з уваги. Якщо це про вас, використовуйте систему зберігання предметів з колірним кодуванням, щоб налагодити робочий процес.

Хитрість у боротьбі з файлами: розділяй і володарюй

Хитрість у створенні дійсно корисної системи зберігання документів полягає в організації широких категорій, а потім їх поділі на конкретні підкатегорії. Розкладіть теки за алфавітом або за будь-якою іншою зручною системою, тримайте назви файлів вирівняними по одному і тому ж краю.

Звільніть більше простору

Популярність в ефективній організації робочого простору набуває вертикального зберігання документів. І зовсім не дарма, адже це дозволяє виграти більше вільного місця на робочому столі і на полицях. Тоді як горизонтальні скупчення документів сповзають по поверхнях, тим самим захоплюючи великі області столу.

На карантині, наприклад, коли вся робота переноситься в невелику квартиру, така організація простору важлива як ніколи.

Прикріпіть на документи стікери з датою закінчення терміну

Порядок на стільниці можна підтримувати, якщо вчасно викидати непотрібне. Це правило стосується і документів. Якщо з порожніми кульковими ручками і списаними чернетками все ясно - їх можна викинути відразу, то з важливими документами складніше. Деякі договори або квитанції потрібно зберігати певний час, адже вони можуть знадобитися. Тому і виникає безлад у файлах і папках - щось ще актуально, а від чогось вже можна сміливо позбавлятися, але влаштовувати генеральне прибирання і кожен раз вчитуватися в документи занадто накладно за часом.

Проблема вирішується просто: як тільки у вас з'являється новий документ, прикріпите на нього стікер з датою закінчення терміну його актуальності. До речі, порада застосовна і до цифрових файлів - у назві файлу додатково запишіть потрібну дату. Тримати організованим робоче місце вдома або в офісі стане набагато легше.

Правильні інструменти для роботи

Фахівці рекомендують використовувати організаційні інструменти та матеріали для більш ефективної роботи:

• Якщо у вас не повністю цифрова робота, файлові роздільники необхідні для сортування завдань. Розподіліть термінові завдання, великі проекти та рутинні документи по різних секціях.
• Інвестуйте в організатор для скриньки. Він допоможе сортувати предмети за категоріями, так що ви не будете витрачати час на пошук потрібного в одній великій купі.
• Якщо ви використовуєте паперовий планувальник або календар, найкращим варіантом буде його настільна версія.
• Навіть замінивши папір електронними файлами, не відмовляйтеся від усіх фізичних предметів, вони мають свої переваги. Так, наприклад, аналогові годинники допомагають в управлінні часом, тому що ви будете бачити, як швидко йде час.
• Невеликі витратні матеріали допоможуть вам у підтриманні порядку в робочому просторі: скотч, скріпки, стікери та кольорові маркери.

Використовуйте одну пораду або спробуйте все. Замість того, щоб витрачати час на пошук речей і перетасовування нагромаджень, ви зможете нормально працювати. Ми впевнені, вам сподобається бути вільним від безладу.

На перший погляд може здатися, що наведення порядку в робочому просторі - це дуже складно і не варто витраченого часу. Але ваші сили і час окупляться з лишком і проявляться в позитивних результатах вашої роботи, а також у вашому самопочутті. Адже ми часто відчуваємо себе пригніченими навіть в офісі серед колег, а працювати, не виходячи з дому, може бути складніше подвійно.

І наостанок, хочемо ще раз запросити вас на нашу онлайн-програму «Тайм-менеджмент», де ви навчитеся бути продуктивним, незважаючи на будь-які проблеми.

Бажаємо вам ефективної роботи!