Тайм-менеджмент у роботі медичної сестри

Римський філософ 1 століття Сенека Молодший зауважив: «Справа не в тому, що у нас мало часу, а в тому, що ми багато його витрачаємо».

Постійне прагнення продуктивно використовувати кожну хвилину часу при великій кількості справ і високій завантаженості - завдання не з легких. Особливо часто з нею стикаються працівники медичних установ, де навіть невелике зволікання може коштувати життя людини.

У щоденну рутину медичних сестер входить видача ліків пацієнтам, реагування на термінові виклики, проведення медичних маніпуляцій, складання графіків і багато інших завдань. Все це виливається в постійну битву з часом.

Звичайно, час не можна прискорити або уповільнити, але при грамотному підході його можна використовувати в якості союзника. Про те, як це зробити без втрат, поговоримо в цій статті.

Необхідність ефективного управління часом у роботі медичної сестри

Тайм-менеджмент - це навик ефективного управління часом, який на сьогоднішній день є, мабуть, одним з головних soft skills успішної людини.

У наші дні медсестри обслуговують постійно зростаюче число пацієнтів, виконують великий обсяг організаційної роботи, заповнюють величезну кількість адміністративних документів і виконують розпорядження вищого медичного керівництва, стаючи при цьому більш доступними електронною поштою і мобільними телефонами.

У результаті медичні сестри все частіше повідомляють про серйозні проблеми в управлінні потребами в часі. Для підтримки балансу між роботою та особистим життям кожній з них необхідно навчитися підвищувати ефективність в рамках обмеженого ресурсу доступного часу.

Відсутність грамотного підходу до тайм-менеджменту негативно позначається на всіх аспектах роботи медичної сестри, перешкоджає її професійному зростанню, заважає накопиченню досвіду, уповільнює просування по службі і підриває авторитет, що в кінцевому підсумку знижує рівень її задоволеності роботою.

Добре відомо, що співробітники медичних установ часто страждають депресією і професійним вигорянням. Стрес, що виникає в результаті такого перенапруження, впливає на особисте життя фахівця, ще більше збільшуючи ризик появи нервових розладів [BMJ, 2014].

Дослідження представників середнього медичного персоналу різних профілів і спеціалізацій показало, що у них спостерігаються наступні симптоми синдрому емоційного вигорання:

• редукція професійних обов'язків;
• неадекватне виборче емоційне реагування;
• переживання психотравмуючих обставин;
• емоційний дефіцит;
• почуття «загнаності в клітку».

Дослідження також показали, що у жінок-фахівців ступінь стійкості до синдрому емоційного вигорання вищий, ніж у чоловіків [Соціальна і клінічна психіатрія, 2018].

Управління часом у сестринській справі допомагає медсестрам організувати і розставити пріоритети по догляду за пацієнтами, внутрішнім адміністративним завданням, освітнім цілям та особистим обов'язкам.

Додатковими плюсами від застосування принципів тайм-менеджменту в роботі медичної сестри є:

• підвищення ефективності та продуктивності;
• зниження рівня стресу;
• збільшення можливостей для професійного зростання, а також для досягнення кар'єрних і особистих цілей;
• дотримання балансу «робота/особисте життя» [BMJ, 2014].

У своїй книзі Олексій Толкачов і Микола Мрочковський «Екстремальний тайм-менеджмент» детально розповідають про те, як навички правильного планування сприяють поліпшенню якості всіх сфер життя. Так, наприклад, висока продуктивність на роботі на шкоду здоров'ю не призведе до хороших наслідків. Тільки перебуваючи в балансі і гармонії, людина може відчувати себе щасливою і задоволеною. А досягти такого балансу можна, дотримуючись принципів тайм-менеджменту.

Поради для медичної сестри щодо поліпшення навичок тайм-менеджменту

Принципи тайм-менеджменту в роботі передбачають правильну постановку цілей, розстановку пріоритетів, обмеження відволікаючих факторів і дотримання балансу «робота-відпочинок».

Щоб розібратися в основах грамотного планування часу, рекомендуємо вам пройти нашу онлайн-програму «Кращі техніки тайм-менеджменту». Ми зібрали в ній ефективні інструменти, методики та прийоми, які допоможуть вам у плануванні та досягненні цілей, грамотному розподілі ресурсів та економії часу. Освоївши програму, ви відразу ж зможете застосовувати отримані знання на практиці, тим самим, зробивши своє життя значно кращим.

Правильна постановка цілей

Один з поширених принципів тайм-менеджменту в роботі високоефективних професіоналів - правильна постановка цілей.

Чесне тестування реальності необхідно, щоб визначити, чи досяжні цілі, які ставить перед собою медична сестра. Прагнення до нереалістичних або суперечливих цілей зрештою призводить до розчарування і професійної незадоволеності. З іншого боку, зайвий консерватизм може призвести до застою і неефективного використання професійних талантів, а також обмежувати професійне задоволення.

Всі цілі можна розділити на короткострокові, досяжні протягом 1-3 років, і довгострокові, для досягнення яких зазвичай потрібно 5-10 років.

Дисципліну для встановлення довгострокових цілей добре демонструє початківець бігун, який готується до марафону. Кожен забіг навіть на невелику дистанцію - це важливий і вимірюваний крок до довгострокової мети пробігти повний марафон. Аналогічним чином медична сестра відстежує короткострокові досягнення на шляху до реалізації цілей довгострокових.

Регулярна звірка планованих і реальних результатів дає їй можливість зрозуміти, чи в тому напрямку на шляху до досягнення довгострокових цілей вона рухається. Зокрема, чи відповідає її графік темпам досягнення проміжних значень і чи реалістична її підсумкова мета або ж зовнішні обставини вимагають її перегляду.

Подібний аналіз довгострокових цілей сприяє продуманому прийняттю рішень у міру появи нових короткострокових можливостей. Виявлення та захист часу, необхідного для постановки та досягнення довгострокових цілей, сприяють стійкому професійному успіху.

На думку дослідників у галузі охорони здоров "я, поширена помилка медичного персоналу полягає в тому, щоб" дозволити довгостроковим цілям переважати над більш нагальними та невідкладними короткостроковими вимогами часу "[Marymount University, 2020].

Медсестрам рекомендується ставити кар'єрні цілі, які досяжні протягом 1-3 років (наприклад, отримання вищої освіти). Щоденні ж цілі з більшою ймовірністю будуть змінюватися протягом дня, але деякі процедури залишаються незмінними для медсестер і можуть бути закріплені за рахунок рутинної процедури.

Грамотне планування

Після того, як будуть обрані цілі і позначені необхідні дії для їх досягнення, наступним кроком стане визначення того, як найбільш ефективно виконувати ключові завдання. Це вимагає розширеного планування, що виходить за рамки щоденного розкладу.

Планування «тільки на один день» швидко стає реакційним, ненавмисно перемикаючи увагу людини на «невідкладні» дії. Розробка щотижневого або щомісячного розкладу є більш ефективною стратегією для досягнення довгострокових цілей. Перевага цього попереджувального підходу полягає в тому, що він заздалегідь визначає доступний час, який можна присвятити «важливим», але «менш терміновим» видам діяльності.

Саморефлексія дозволяє медсестрам визначати оптимальний час для максимальної продуктивності. Наприклад, знання власних біоритмів сприяє підвищенню ефективності, завдяки більш усвідомленому ставленню до високопродуктивних періодів дня. Одним з ключів до успішного складання розкладу є визначення і захист найбільш продуктивного часу для зосередження уваги на важливих і часто найбільш складних завданнях.

При плануванні слід пам'ятати про важливість і користь списків завдань на день, записаних на папері або в спеціальному додатку. Складіть список з докладним описом очікуваних завдань на зміну. У деяких організаціях цей документ може являти собою комп'ютерний знімок кожного пацієнта, який медсестра просто персоналізує, додаючи рукописні записи про незавершені завдання [NursingCenter, 2017].

При формуванні списку справ на день важливо також закладати час на непередбачені обставини.

Рутинизация

Рутизація - це інструмент, який допомагає медсестрам максимально ефективно використовувати час. Рутинизация включает в себя повторение того, что присутствует в систематическом процессе, чтобы данная последовательность помогала с управлением временем. Створення послідовного розпорядку покращує управління часом у сестринській справі, усуваючи непотрібне планування і перетворюючи важливі завдання на звички [Marymount University, 2020].

Рутизація призначена для виконання необхідних повсякденних обов'язків, від збору інформації про стан здоров'я пацієнтів до проведення медичних маніпуляцій. Головне в даному процесі - знати послідовність дій у розпорядку і кількість часу, необхідного на виконання кожного з них.

Медсестра повинна скласти список рутинних завдань і впорядкувати їх залежно від тривалості і пріоритету кожного елемента. Кожна зміна - це міні-цикл «планування-виконання-вивчення-дія», в якому медсестра може змінити свій розпорядок, щоб максимально ефективно використовувати свій час [American Nurse, 2018].

Впровадження когнітивного накопичення

Створення розпорядку для управління передбачуваними обов'язками - очевидне рішення, але як медсестри можуть керувати непередбачуваними завданнями і непередбаченими змінами? Згідно з Центром сестринського догляду Lippincott, когнітивне накопичення - це «процес управління робочим процесом, який допомагає медсестрам розставляти пріоритети і керувати своїм часом» [Marymount University, 2020].

Когнітивне накопичення - це внутрішній процес, за допомогою якого медсестра починає планувати день ще до початку зміни. Вона повинна створити подумку чергу з пріоритетних завдань, необхідних для виконання.

Складність цього процесу полягає в тому, що справи, виконувані медсестрою, часто не структуровані. Їй доводиться перериватися в середньому на п'ять інших завдань, поставлених ззовні [American Nurse, 2018].

Управління часом у сестринській справі вимагає динамічного управління змінами. Важливо постійно реорганізовувати завдання в міру виникнення більш пріоритетних справ.

Пошук часу для відпочинку

Вигорання, пов'язане з роботою, є поширеним ризиком серед медичних співробітників. Нещодавні дослідження показали, що понад 15% опитаних медсестер повідомили про почуття вигорання, а 56% з них заявили, що їхній медичний заклад не проводить жодних заходів у боротьбі з ним [Marymount University, 2020].

Вигорання також може призвести до таких несприятливих наслідків як:

• зниження якості догляду за пацієнтами;
• зниження якості психічного здоров'я медичних працівників;
• депресія;
• зловживання психоактивними речовинами медичними працівниками;
• збільшення відсотка помилок через неуважність.

Управління часом у сестринській справі стосується не тільки підвищення продуктивності. Необхідно виділяти достатню кількість часу, щоб відпочити і підзарядитися. Медсестри повинні робити регулярні перерви і приділяти пріоритетну увагу своєму емоційному і фізичному стану, щоб запобігти вигорянню, пов'язаному з роботою.

Якщо вам хочеться отримати додаткову інформацію про те, що ви можете зробити вже зараз, щоб поліпшити свій фізичний стан, рекомендуємо вам пройти програму «Здоров'я людини». Всього за 2 місяці ви отримаєте докладне уявлення про те, як залишатися здоровим і щасливим в сучасних умовах, зможете самостійно оцінювати стан свого здоров'я і вживати необхідних профілактичних заходів.

Делегування

Американська асоціація медсестер випустила керівництво за принципами делегування повноважень, щоб допомогти їм з управлінням часом у сестринській справі. Згідно з ним, делегування повноважень - це "доручення виконання дій або завдань, пов" язаних з доглядом за пацієнтами, молодшому допоміжному персоналу зі збереженням відповідальності за результат "[Marymount University, 2020].

Керівництво медичного закладу має інструктувати і навчати медсестер тому, як приймати відповідальні рішення про делегування сестринських обов'язків. Асоціація стверджує, що це рішення має ґрунтуватися на таких критеріях:

• складність догляду за пацієнтом;
• наявність працівника, якому можна делегувати завдання;
• тип необхідного контролю.

Делегування працює найкраще, коли у медичних працівників хороші робочі відносини, вони готові до співпраці і відкритого спілкування.

Створення системи підтримки

Управління часом у сестринській справі - це проблема, з якою медсестри стикаються десятиліттями. Їм корисно спілкуватися зі своїми колегами, наставниками і старшим медичним персоналом, щоб вони могли розділити різні методи управління часом у стратегіях сестринської справи і побудувати міцну систему підтримки.

Неможливо переоцінити важливість наставництва в роботі медсестри. В одному тематичному дослідженні вчені виявили, що здорове партнерство медсестер і наставників дає такі переваги:

• зниження рівня плинності серед медперсоналу;
• збільшення шансів для просування кар'єрними сходами;
• зменшення перехідного часу для навчання;
• підвищення ефективності навчання.

Приєднання до спільноти медсестер-експертів та інструкторів забезпечує цей успіх і скорочує втрати часу [Marymount University, 2020].

Відхід від багатозадачності

Дослідження показують, що багатозадачність не тільки неефективна, але й може завдати шкоди мозку. Регулярна багатозадачність робить людей менш продуктивними у виконанні завдань. Вона знижує їх здатність розуміти і оперативно аналізувати інформацію, що надходить ззовні, через переповнення мозку великим обсягом даних [Inc., 2018].

Медсестрам слід зменшити кількість одночасно виконуваних завдань, віддаючи пріоритет одній за відведений проміжок часу. Делегування, розстановка пріоритетів і усунення відволікаючих факторів - все це може допомогти впоратися з багатозадачністю.

Визволення від відволікаючих факторів

Сучасний світ сповнений спокусливих відволікаючих факторів: від соціальних мереж у смартфонах до говірких колег. Відволікання уваги особливо небезпечне при видачі ліків і може призвести до частіших помилок. Якщо ви хочете досягти успіху в управлінні часом у сестринській справі, вам слід мінімізувати дані фактори.

Основним джерелом втрати часу є переривання з боку колег. Ці несподівані і часто несвоєчасні відвідини особливо проблематичні не тільки тому, що вони відволікають медсестру від процесу, але й тому, що «відвідувач» також може запросити допомогу з терміновими і не менш важливими завданнями [Marymount University, 2020].

Електронна пошта, телефонні дзвінки і пейджери переривають роботу медсестри так само, як несподівані відвідувачі. Неправильне використання електронної пошти, за іронією долі призначеної для економії часу, є однією з найбільш частих причин втрати часу.

При неправильному використанні електронна пошта може значно знижувати продуктивність і продуктивність. Наприклад, перевірка і відповідь на нові повідомлення кожні кілька хвилин сприяють зниженню продуктивності. В ідеалі, доступ до електронної пошти повинен здійснюватися 3-4 рази на день за запланованим графіком.

Вимкніть будь-які звукові сповіщення, щоб не відволікатися кожного разу, коли надходить нове повідомлення.

Розстановка пріоритетів

Принципи тайм-менеджменту передбачають правильну розстановку пріоритетів у роботі медичної сестри для підвищення її ефективності та продуктивності.

Одним з популярних методів розстановки пріоритетів є ієрархія CURE, яка включає в себе:

1. Critical - критичні потреби пацієнтів. Ситуації, коли необхідне негайне втручання для запобігання погіршення стану людини.
2. Urgent - термінові ситуації з високим потенціалом заподіяння шкоди або дискомфорту пацієнту, у разі, якщо вони не будуть усунені.
3. Routine - рутинні потреби пацієнтів. До них відносяться, крім іншого, оцінка фізичного стану і прийом ліків.
4. Extras - додаткові дії. Це дії, що виконуються медсестрою, які, хоча і не є необхідними, сприяють комфорту пацієнта. Приклади включають надання пацієнту теплої ковдри, догляд за волоссям або гоління [American Nurse, 2018].

Систематичне використання даного методу дозволяє медичній сестрі покращити навички тайм-менеджменту, грамотно та ефективно розподіляти наявні ресурси та економити сили.

Балансування між величезною кількістю справ - звичайне завдання медсестри. Ще одним відмінним інструментом при розстановці пріоритетів є матриця Ейзенхауера, яка ділить всі завдання за принципом «важливо/не важливо» і «терміново/не терміново».

Не можна заперечувати, що незалежно від того, які інструменти можуть мати в своєму розпорядженні медсестри, в деякі дні вони просто не відчувають, що в зміні достатньо часу, щоб виконати всі заплановані справи.

В ідеалі такі ситуації повинні бути винятком, а не нормою. Використання описаних раніше порад і свідомі зусилля з планування дня допоможуть медичній сестрі починати і закінчувати кожну зміну на позитивній ноті і зробити час більше іншим, ніж ворогом [American Nurse, 2018].

Ув'язнення

Медичним сестрам, які прагнуть підвищити власну продуктивність, слід застосовувати принципи тайм-менеджменту, які не тільки підвищують ефективність і задоволеність від роботи, але також знижують професійний і особистий стрес.

Хоча для впровадження і підтримки навичок ефективного управління часом потрібні зміни поведінки і дисципліна протягом усього життя, медсестри можуть почати з однієї або двох областей, які можна поліпшити вже сьогодні.

Тайм-менеджмент - динамічний процес, що вимагає гнучкості і терпіння. Підвищуючи професійне задоволення і знижуючи рівень стресу, можна підвищити задоволеність кар'єрою, досягти більшого балансу між роботою і особистим життям, а також надати новий імпульс довгостроковому зростанню та успіхам.