Гід збільшення продуктивності

Що таке продуктивність? Багато хто небезпідставно вважає, що це вміння концентруватися на одному завданні, розбивати його на складові і не відволікатися. Інші вважають, що головне - організувати робочий простір і навчитися делегувати справи. Праві і ті, і інші.

Продуктивність можна висловити простою формулою:

Мінімум затраченого часу + Максимум досягнутих результатів = Продуктивність

Це вміння працювати не більше, а розумніше. Як? Що ж, це не швидкий процес. У ньому не можна за добу досягти досконалості, але можна поступово прогресувати. Зрештою, це навичка, тільки ось складається вона з безлічі інших більш дрібних звичок. Тому, прочитавши цю статтю, ви не станете продуктивними. Потрібна планомірна робота з впровадження в своє життя певних принципів. Про них далі і піде мова.

1

Збільшуйте концентрацію

Чому це настільки важливо, що ця рада стоїть на першому місці? Концентрація подібна лазеру, який може за кілька хвилин зробити те, чого не зможе звичайний промінь за годину. Якщо ви зосереджені, значить зводите відволікання до мінімуму і можете завершити роботу в кілька разів швидше. Це очевидно.

Сконцентруватися на одному завданні буває ой як нелегко. Заважають люди, свої ж звички, обстановка. Як бути? Потрібно дотримуватися деяких простих правил.

Крок перший: розвантажте свій мозок

Ми входимо в кожну задачу в певному стані і багажем у вигляді емоцій і думок. Це внутрішні відволікаючі фактори, які не дозволять повністю зосередитися на роботі.

Знаючи це, візьміть аркуш паперу і запишіть на ньому всі свої незручні, неприємні думки, які заважають взятися за завдання. Перелічте всі відволікаючі моменти.

Після цього просто відпустіть свої думки. Дайте собі слово, що повернетеся до них, коли закінчите роботу.

Крок другий: проясніть, чого саме ви хочете

Концентрація вимагає наявності фокусу і правильного напрямку. Іншими словами, це вимагає знання ваших цілей. Запитайте себе:

• Чого я хочу досягти прямо зараз?
• Що конкретно я хочу зробити за відведений час?
• Як саме я буду виконувати це завдання?

Тепер, коли ви розумієте свою мету, розгляньте послідовність кроків, необхідних для виконання цього завдання. Наш мозок любить прогрес, закономірності і передбачуваність, тому перерахування цієї послідовності кроків поліпшить рівень концентрації.

Крок третій: підготуйте робоче місце

Здатність концентруватися повністю залежить від робочого середовища. Якщо робочий стіл брудний і захаращений, то рано чи пізно це почне відволікати.

Знайдіть час і очистіть своє робоче місце. Переконайтеся, що всі потрібні інструменти знаходяться в межах досяжності.

Продуктивність - це вміння працювати ефективно, а значить за мінімум часу потрібно зробити максимум роботи. Коли робоче місце не прибрано, легко втратити фокус і почати відволікатися.

Крок четвертий: виключіть відволікання

Рівень концентрації часто пов'язаний зі здатністю ефективно реагувати на відволікаючі фактори. Або виключити їх, щоб не реагувати. Визначте що вас відволікає і на час роботи над завданням позбудьтеся цього. Почніть з телефону.

Крок п'ятий: розбийте завдання на маленькі підзадачі

Раніше ви визначили послідовність кроків, необхідних для ефективної роботи із завданням. Тепер настав час розбити цю послідовність на етапи. У тайм-менеджменті такий прийом називається «біфштекс зі слона». «Слон» дуже великий і з'їсти його за раз неймовірно складно. А ось з маленькими шматочками все значно простіше.

Легко відчути приголомшення, якщо завдання здається занадто великим. Не намагайтеся взятися за все відразу. Замість цього розбийте її на підзадачі і працюйте послідовно.

Крок шостий: визначте часові ліміти і крайній термін

У чому їх відмінність? Часовий ліміт - це коли ви ставите мету, наприклад, пропрацювати 25 хвилин без відволікань. Крайній термін - це коли вирішили, що, скажімо, відео потрібно змонтувати до понеділка. Обидва методи надзвичайно ефективні і найкраще працюють у зв'язці.

Коли ви ставите часовий ліміт, то мозок починає працювати в невеликому поспіху, що не дозволить йому відволікатися на що-небудь ще. Можна працювати по 25-30 хвилин, повністю концентруючись на одному завданні.

Дедлайн же повинен бути збудований мудро. Якщо ви виділили тиждень на завдання, яке вимагає місяця, це може вбити мотивацію і бажання над нею працювати. Якщо ж дати собі місяць на роботу, яку можна виконати за тиждень, вона і займе 30 днів.

Зосередивши всі свої сили на досягненні поставлених цілей, ви виявите, що рівень концентрації значно зріс.

2

Вивчіть кілька критично важливих навичок тайм-менеджменту

Нижче наведено набір навичок, над якими потрібно працювати в першу чергу, щоб стати набагато продуктивніше.

Комп'ютерна грамотність

Покращуйте свою комп'ютерну грамотність, навчившись використовувати певні програми і швидко друкувати: це дозволить скоротити час, енергію і зусилля, які будуть потрібні для виконання певних завдань і дій.

Навіть просто вивчити гарячі клавіші - відмінний спосіб виграти купу часу і сконцентруватися. Це допоможе працювати набагато швидше і не відволікатися почім даремно.

Творчий потенціал

Творче мислення дозволить вам розробляти унікальні ідеї, які допоможуть заощадити час і стати більш продуктивними протягом дня.

Критичне мислення

Здатність критично мислити дозволить витрачати менше часу на сам процес мислення і більше - на виконання і реалізацію.

Вміння доручати завдання іншим

Навчіться правильно делегувати завдання іншим, особливо в тих випадках, коли якість роботи точно не постраждає. Часом краще платити кому-небудь за рутинну роботу - це ефективніше, ніж робити її самому. Зосередьтеся на тому, що навряд чи хтось зможе зробити.

Переговорні навички

Іноді невміння домовлятися впливає на те, що години, а то й дні будуть втрачені даремно. Адже якщо не домогтися згоди з важливого питання, то справа може не зрушити з мертвої точки.

Вивчаючи мистецтво ведення переговорів, ви зможете швидко досягти згоди і зосередитися на інших питаннях.

Емоційний інтелект

Щоразу, коли негативні емоції диктують нам рішення, ми втрачаємо час і стаємо непродуктивними. Емоційний інтелект дозволяє навчитися контролювати свої почуття.

Вміння швидко читати

Чим швидше ви навчитеся читати і поглинати інформацію, тим більше зможете дізнатися за менший час. Тому радимо пройти курс зі швидкого читання.

3

Навчіться уникати пасток, які крадуть ваш час

Важливо не тільки навчитися працювати швидко, а й знати, на що ми витрачаємо більшість часу даремно. Тобто, коли ця діяльність дає нам мінімальну, а то і зовсім негативну вигоду.

Ось деякі з цих пасток.

Уникайте прокрастинації та лінь

Може здатися дивним, але прокрастинація і лінь - це теж звички. Ними є все, що повторюється раз за разом і є автоматичним.

Наприклад, коли ви приходите додому з роботи, що робите першим? Лягаєте перед комп'ютером або телевізором, щоб провести таким чином весь вечір? Якщо так, то, швидше за все, ви просто лінуєтеся. Зрозуміло, що день видався складним, але щоб досягти успіху в житті, просто необхідно багато працювати.

Лежати перед телевізором - це ніякий не відпочинок, тому що така діяльність викликає стрес і непотрібні думки. Набагато продуктивніше присвятити час веденню щоденника або медитації.

З прокрастинацією все ще складніше. Ви придумуєте різні відмовки для того, щоб відкласти важливу справу. У підсумку, англійська мова вчиться протягом 5 років без помітних успіхів, здоров'я залишає бажати кращого, а заробітна плата підвищується так повільно, що ледь встигає за інфляцією.

Уникайте пастки очікування

Якщо ви чекаєте в черзі ось уже кілька десятків хвилин, це означає одне: ви просто втрачаєте час, в той час як можна зробити щось корисне і що принесе почуття задоволення. Прочитайте корисну статтю, пограйте в розвиваючу гру, пройдіть тест з англійської. Все це краще, ніж просто стояти в черзі і нервувати через те, що вона рухається повільно.

Хтось не може взятися за іншу справу, коли очікує важливого телефонного дзвінка. Тому потрібно усвідомлювати, що ви потрапили в пастку очікування і тут же зосередитися на тому, що можна зробити зараз.

Уникайте постійних відволікань

Різні дослідження показують, що після відволікання людині потрібно від 5 до 20 хвилин, щоб ментально повернутися в робочий стан. Тільки подумайте про те, скільки це відбирає часу.

Щоб уникнути цих випадків, просто повідомте іншим, що не будете доступні протягом певного періоду часу, і що не хочете, щоб вас турбували, якщо це не є надзвичайною ситуацією.

Уникайте звички бути постійно зайнятим

Постійна зайнятість - це ще одна форма прокрастинації. Є безліч справ, якими начебто потрібно зайнятися протягом дня, але які абсолютно не несуть ніякої цінності і мало впливають на основні цілі і завдання.

Поверніться до правила 80/20 і прийміть зобов'язання працювати над 20% завдань, які дають 80% результату. Для когось це може бути робота і саморозвиток - все інше доведеться або відкласти, або виключити.

Уникайте технологічної звички

Технології - це добре, якщо їх використовувати таким чином, щоб це приносило користь довгостроковим цілям і завданням. З іншого боку, якщо ними зловживати, то вони можуть забирати цінний час.

Надмірний серфінг в інтернеті, перевірки електронної пошти, перегляд телевізора, розмови по телефону і листування - все це, швидше, абсолютно вам не потрібно.

4

Навчіться мислити продуктивно

Продуктивність вимагає особливого типу мислення, при якому ви починаєте ставитися до свого часу настільки серйозно, що воно стає частиною особистості.

Важливо розуміти, що метою тут є довгострокова продуктивність. Будь-хто може бути продуктивним у короткостроковій перспективі.

Однак для цього потрібен певний вид мислення для підтримки високого рівня продуктивності. Довгострокова продуктивність не означає, що ви повинні орієнтуватися на кінцеву мету або результат. Насправді навпаки. Це означає зосередити увагу на процесі, а не на результатах.

Можливо, ви помітили, що тайм-менеджмент змінився в останні роки. Якщо раніше його адепти говорили про те, як важливо орієнтувати свою увагу на результатах, то сьогодні все частіше говорять, що саме від такого підходу виникає стрес. Важливо отримувати задоволення від самого процесу. Вам вирішувати, чию сторону прийняти. Багато людей концентруються на результатах своєї роботи і відчувають себе цілком непогано (як вони стверджують).

Після такого довго вступу, давайте подивимося, як мислять продуктивні люди.

Вони знають, чого хочуть

Продуктивні люди завжди знають, чого хочуть в довгостроковій перспективі, і тому розуміють, що повинні робити в короткостроковій перспективі. Непродуктивні ж бачать лише те, що знаходиться перед носом і не можуть розробити власну стратегію.

Протягом дня продуктивні люди, звичайно, концентруються на тому, що важливо тут і зараз, але вони нагадують собі про довгострокові цілі постійно, день за днем. І іноді вони здатні жертвувати миттєвим заради майбутнього.

Вони ставлять собі два запитання:

• До чого я рухаюся?
• Яким буде загальний прогрес, якщо я виконаю конкретно це завдання?

Якщо з'ясується, що ніякої користі для майбутнього немає, ви їх з місця не зрушите. Але якщо вона є, тоді вони будуть працювати над завданням з великою мотивацією, концентрацією і почуттям мети.

Вони знають свої сильні сторони

Продуктивні люди знають свої сильні сторони. Вони розуміють, в чому хороші, а в чому ні. Вони зосереджені на роботі над своїми сильними сторонами і часто шукають зовнішню допомогу в інших областях. Так, в якийсь момент такі люди фокусуються на слабкостях, тому що прагнуть бути різнобічними, але сильні сторони повинні бути насамперед.

Вони нагадують собі про свої сильні сторони, ставлячи собі такі питання:

• Які мої сильні сторони?
• Чи розкриває це завдання мої сильні сторони?
• Якщо так, то як я можу використовувати свої сильні сторони для підвищення своєї продуктивності?
• Якщо ні, то хто мені допоможе впоратися з цим завданням?

Вони фокусуються на сьогоденні

Незважаючи на те, що продуктивні люди знають про свої довгострокові цілі і завдання, вони залишаються усвідомленими і знаходяться в справжньому моменті. Це їм потрібно, щоб переконатися, що вони працюють над завданням найоптимальнішим чином.

Для цього вони часто ставлять собі пару критичних питань:

• Чи працюю я над завданням найбільш оптимальним і продуктивним чином?
• Чи є спосіб, за допомогою якого я можу зробити цю роботу краще і швидше?

Працюючи над завданням, вони не погоджуються з тим, що є один спосіб зробити щось. Вони завжди шукають кращі, швидкі і розумні способи виконання роботи.

Вони не бояться сказати «ні»

Продуктивні люди розуміють цінність свого часу. Вони розуміють, наскільки важлива кожна хвилина. Занадто багато відволікаючих факторів протягом дня можуть повністю зіпсувати намічені плани.

Саме тому вони розуміють цінність слова «ні» для непотрібних і малозначних відволікаючих факторів, запитів, які просто не додають ніякої довгострокової цінності.

Багато людей відволікаються, тому що у них немає остаточної мети. У них немає загальної картини і результату, до якого вони прагнуть. Однак продуктивні люди тримають свої основні цілі і завдання на передньому плані свого розуму. У їх голові немов є фільтр, який відсіює все непотрібне.

Вони розвивають продуктивні навички

У продуктивних людей дуже специфічні звички і ритуали, які, звичайно, будуть варіюватися від людини до людини. Однак у багатьох з них є щось спільне. Це три звички в трьох областях:

• Режим сну. Вони прокидаються рано, після чого працюють кілька годин до обіду. Потім відпочивають. Лягають спати вони зазвичай до півночі.
• Автоматизація завдань. Всі рутинні завдання повинні виконуватися за один присест, щоб не заважати творчій роботі до і після.
• Суворі терміни. Вони допомагають їм зосередитися і дозволяють працювати з деяким почуттям невідкладності.

Звичайно, є й інші продуктивні звички. Отже, якщо у вас є свої ідеї та пропозиції, залишайте їх у коментарях.

І на завершення - відео про підвищення продуктивності:

Бажаємо вам удачі!

Сподобалася стаття? Приєднуйтесь до наших спільнот у соцмережах або каналу в Telegram і не пропускайте вихід нових корисних матеріалів:
Teleg   ВконтактеFacebook