8 порад для підвищення продуктивності

Коли Facebook купив Instagram за 1 млрд доларів, в останньому працювали всього 13 співробітників. Це відмінна ілюстрація високої продуктивності. Максимум результатів при мінімумі зусиль. Сьогодні ми поговоримо про те, як підвищити свою продуктивність, ґрунтуючись на наукових дослідженнях і досвіді великих компаній. Впровадивши хоча б деякі із запропонованих рекомендацій, ви значно підвищите свій ККД, як у роботі, так і в щоденному житті.

1

Не працюйте занадто багато, а підвищуйте свою продуктивність

Як ви думаєте, що стало причиною появи знайомого нам сорокагодинного, п'ятиденного робочого тижня? У 1926 р. Генрі Форд, засновник знаменитої однойменної компанії і винахідник конвеєра, провів експеримент зі своїми співробітниками. Він зменшив норму трудових годин з 10 до 8 і кількість робочих днів з 6 до 5. У підсумку загальна місячна продуктивність зросла.

Чим більше ви працюєте, тим менш ефективними стаєте в короткостроковій і (особливо) в довгостроковій перспективі - про це йдеться в доповіді 1980 р. від The Buisness Roundtable, в якому досліджувався вплив понаднормової праці на результативність будівельних проектів.

2

Відводьте більше часу на сон

Брак сну може бути ще одним важливим фактором, який впливає на вашу продуктивність. Дослідження американських військових показали, що «втрата 1 години сну на добу, протягом тижня викличе таке зниження когнітивних функцій, яке відповідає 0.1% рівню етилового спирту в крові». При цьому вас можуть звільнити за появу в офісі тим, хто випив, але похвалять за те, то ви старанно працювали всю ніч.

Незалежно від того, наскільки добре ви змогли прожити свій день після цієї останньої ночі без сну, навряд чи ви відчували себе дуже оптимістично і радісно. Ваш погляд на речі буде швидше негативним, що є наслідком перевтоми і нестачі сну. Також вам загрожує зниження швидкості мислення, брак самоконтролю та емпатії.

Недавні дослідження показали, що оптимальна тривалість сну становить 7-8 годин. У тих людей, які спали більше або менше цього терміну, когнітивні функції були знижені.

3

Фокусуйтеся на найважливіших діях

Відповідно до закону Паретто, 20% зусиль продукують 80% результату, а решту 20% забирають 80% зусиль. Замість того щоб збільшувати обсяг роботи, ми повинні фокусуватися на діях, які приносять найбільшу віддачу, а все інше відкидати. Іншими словами, займайтеся в першу чергу найбільш важливими завданнями. Припиніть говорити «Так» справам, які забирають більше ресурсів, ніж приносять користі.

Як втілити це на практиці? Для початку проведіть маленьке дослідження, яке дозволить визначити ваші коронні 20%. Відстежуйте і записуйте все, що робите. Фіксуйте час, витрачений на виконання того чи іншого завдання, і результат, який ви отримали. А потім проаналізуйте, які ваші дії були найбільш ефективні.

Більшість з нас кажуть "Так частіше, ніж слід, з цілої низки причин, включаючи почуття провини, але також і тому, що це набагато простіше - ми звикли погоджуватися, а не відмовляти.

Ще один спосіб, який допоможе вам позбутися непотрібних дій - правило 20 секунд. Створюйте для себе перешкоди, на подолання яких потрібно витратити більше 20 секунд. Наприклад, якщо ви хочете зменшити використання соцмереж, вилучіть відповідні програми. На їх повторну установку або вхід до веб-версії вам потрібно більше 20 с.

4

Перестаньте виконувати завдання вручну

За даними дослідження, проведеного компанією Tethys Solutions, група з 5-и осіб, які витрачають 3%, 20%, 25%, 30% і 70% свого часу на виконання рутинних завдань, зменшили цей час до 3%, 10%, 15%, 15% і 10% після впровадження автоматичних інструментів.

Зараз доступний надзвичайно широкий спектр програмних засобів, які будуть виконувати рутинну роботу за вас. Ви також можете навчитися основам програмування, щоб самостійно писати алгоритми під вирішення тих чи інших завдань. Використовуйте GitHub або Google Apps Script library, щоб знайти безкоштовний відкритий код, для використання якого не потрібно бути експертом у програмуванні.

Люди нерідко забувають, що час це гроші. Вони зазвичай роблять роботу вручну, тому що це легко і дешево. Так, досить просто керувати одним акаунтом, де ви постите кілька записів на день. Але якщо потрібно керувати цілою системою профілів на різних майданчиках, вам потрібно хороше програмне забезпечення для управління цифровими активами. Це ж стосується і будь-яких інших завдань, пов'язаних з роботою в Інтернеті.

5

Перестаньте робити все самі і дозвольте людям допомагати вам

Одна з найбільш поширених помилок на шляху підвищення особистої продуктивності - прагнення контролювати всі процеси і робити все поодинці. Між тим, подібний підхід тільки ускладнює систему і призводить до все більшої бюрократії. Чим довший ланцюжок посередників між виконавцем і людиною, яка приймає рішення, тим більше втрачається інформації і безцінного часу. Подібна ситуація нагадує гру в зіпсований телефон.

Делегуючи повноваження, ви дозволяєте приймати рішення на місцях, що значно підвищує їх якість і швидкість. Іноді неможливо все зробити самому. Замість того щоб витрачати час і енергію, перевантажуючи себе або намагаючись зробити це поодинці, нехай інші поділяють цей тягар і допомагають вам.

6

Оптимізуйте своє життя на основі точних даних

Існує дуже багато досліджень, які дають уявлення про оптимізацію продуктивності. Наприклад, відомо, що більшість людей легше відволікаються між полуднем і 4 годинами вечора. Такого висновку дійшов Роберт Метхок, професор психології в університеті Пенсільванії.

Ви можете і самі проводити подібні дослідження. Просто заведіть щоденник і відзначайте в ньому проміжки часу, в які ви відчуваєте найбільший приплив сил, і навпаки втому і відсутність мотивації. Експериментуйте з різними форматами робочого графіка. Можливо, вам більше підійде робота вранці або навпаки, ввечері.

7

Не прагніть перфекціонізму

"Ми помітили, що перфекціонізм заважає вченим досягати більш високої продуктивності своїх досліджень. Чим більшим перфекціоністом є вчений, тим його ефективність буде меншою ", - сказав професор психології Саймон Шеррі, який вивчав зв'язок між перфекціонізмом і продуктивністю.

Ось деякі проблеми, властиві перфекціоністам:

• Вони витрачають надто багато часу на виконання навіть простих, несуттєвих справ;
• Вони схильні до прокрастинації - будь-який момент здається їм недостатньо ідеальним для початку;
• Вони не помічають загальну картину, надто сильно фокусуючись на дрібницях.

Не намагайтеся виконати завдання ідеально. Якщо щось працює, нехай навіть воно і виглядає дещо криво - можете на цьому зупинитися. Пам'ятайте, що головне - це результат.

8

Перестаньте працювати, і відведіть трохи часу для рефлексії

Більшість людей не розуміють, що занадто сильно фокусуючись на чомусь, ми ніби замикаємося в коробці, яка в результаті обмежує наші можливості і стає контрпродуктивною для нашої роботи і цілей, які ми переслідуємо.

Дуже важливо періодично залишати роботу і проводити час наодинці з собою. Одне з поточних досліджень Гарварда показує, що люди формують більш яскраві і правильні спогади, якщо вважають, що вони переживають це поодинці. Інше дослідження вказує на те, що нетривала самотність допомагає підвищити рівень емпатії. Також було виявлено, що певна кількість самотності допомагає підліткам поліпшити свій настрій і заробити хороші оцінки в школі.

Візьміть собі за правило щодня, в будь-якій ситуації знаходити час для рефлексії і роздумів. Це дозволяє увімкнути підсвідомість для пошуку рішень проблем. Пам'ятайте, що вміння відволіктися так само важливо, як здатність концентруватися на виконанні завдання.

Резюме

Концентруйтеся не на обсязі роботи, а на її ефективності. Іноді зменшення робочого часу буквально підвищує результативність праці. Користуйтеся принципом Паретто, виконуйте тільки найважливіші і результативні справи, інші - відкидайте або делегуйте. Не прагніть до досягнення ідеального результату - ваші зусилля напевно не будуть оцінені, а витрачена енергія пропаде даремно. Впроваджуйте автоматичні рішення, навіть якщо вам потрібно витратити час на вивчення основ програмування. Вивчайте різні аспекти вашої продуктивності за допомогою міні-досліджень і коригуйте свій режим відповідно до результатів.

Сподобалася стаття? Приєднуйтесь до наших спільнот у соцмережах або каналу в Telegram і не пропускайте вихід нових корисних матеріалів:
Teleg   ВконтактеFacebook