З вами напевно траплялися такі ситуації, коли ви дзвонили людині для того, щоб обговорити важливий проект або знайти варіант вирішення проблеми, але замість цього 20 хвилин говорили ні про що. Або, можливо, ви повторювали одне і те ж кількома різними способами, коли всі вже погодилися з вашою точкою зору?
Світ наповнений людьми, які відхиляються від теми і починають обговорювати несуттєві речі. Вони витрачають кілька годин щодня на безглузді справи і ніколи нічого не встигають. Звичайно, іноді важливо поговорити ні про що для того, щоб налагодити взаємини з людиною. Але як знайти баланс? Як навчитися ефективно спілкуватися з людьми і при цьому залишати час на приємні моменти в діалозі? У цій статті ми дамо вам три поради, які допоможуть у цьому, і обговоримо їх у реальних ситуаціях.
Оцініть розташування співрозмовника
Кожен з нас має певний настрій, розклад або кількість роботи. Це важливо розуміти, тому що якщо у вас є час для довгої неструктурованої бесіди, то це не означає, що ваш колега або знайомий теж розташований до цього. У людини може бути дедлайн і їй терміново потрібно завершити важливу справу - і чим більше ви з нею говорите, тим сильніше вона дратується. У цьому випадку вам не вдасться побудувати хороші взаємини.
Це здається очевидним, але люди вкрай рідко дотримуються простого правила - питати, чи є час у співрозмовника поговорити. Якщо ви запитаєте і отримаєте негативну відповідь, то зможете навіть домогтися розташування співрозмовника за те, що поважаєте і цінуєте його час.
Обговорюйте одну проблему за раз
Ми всі були свідками того, як людина намагалася обговорити сім проблем за три хвилини, кожна з яких вимагає ретельної уваги. Це нагадує сплутаний клубок різних ниток, який неможливо розплутати.
Людям потрібен час для того, щоб обміркувати проблему, зважити варіанти, проаналізувати інформацію. Тому підніміть одну тему і добийтеся того, щоб ніхто не відхилявся від неї.
Вам також потрібно бути досить мудрим для розстановки тем у правильному порядку. Найбільш емоційно складні теми можна ставити в самий початок або кінець - тут все залежить від вас і кожен випадок індивідуальний.
Навчіться слухати і чути
Найкращі співрозмовники насправді говорять дуже мало. Вони більше слухають, проявляють емпатію і намагаються зрозуміти, що хвилює людину. Такі люди не перебивають, гранично сконцентровані і перш ніж що-небудь сказати, намагаються вникнути в суть того, що відбувається. Вони не судять і не роблять поспішних висновків. Іноді достатньо десяти секунд активного слухання, щоб налагодити взаєморозуміння.
Проблема в тому, що коли людина мовчить, вона по суті обмірковує, що скаже далі і не прислухається до співрозмовника. Виникає неприємний момент, тому що співрозмовник розуміє, що його слова не були враховані, а відповідь була заздалегідь продумана.
Реальні ситуації
Розгляньмо чотири ситуації, в яких вміння вести розмову є вкрай важливим.
1
Телефонні розмови
- Перед тим як зробити дзвінок, виділіть хоча б хвилину і подумайте, що ж ви хочете сказати. Потім розставте ключові пункти бесіди, які хочете обговорити.
- Усвідомте, яка фраза або рішення означатиме, що ви досягли мети розмови. Запишіть її і фокусуйтеся на ній.
- Не висловлюйте свою точку зору більше одного разу. Скажіть те, що хотіли сказати і терпляче чекайте відповіді.
- Якщо ваш співрозмовник поставив запитання, на яке ви не знаєте відповіді, скажіть чесно про це або попросіть час на роздуми.
2
Спілкування один на один
- Багато людей часто помиляються щодо розмови тет-а-тет. Вони вважають, що той, хто більше говорив, той і виграв. Розвийте цю оману і не намагайтеся домінувати, тому що ви отримуєте тільки один результат - тішите своє его і витрачаєте час.
- В офісі люблять розпускати чутки, тому уникайте цього навіть якщо до вас звертаються з бажанням отримати розуміння і поскаржитися на іншу людину. Завжди і скрізь ви повинні розуміти, що потрібно говорити і чого говорити не потрібно, а також знати, в який час це найкраще зробити.
3
Групові зустрічі
- Роздуте его має значення і на групових зустрічах. Люди відстоюють свою точку зору навіть у тому випадку, коли в ній багато логічних вад. Тому більше слухайте - це збереже ваш час, дозволить вам більше дізнатися і уникнути стресу. Записуйте всі важливі думки, які прийдуть в голову з тим, щоб не розгубитися, коли аудиторії знадобиться дізнатися вашу думку.
- Якщо ви є організатором такої зустрічі, то найкращим способом уникнути затягнутого виступу людей, які люблять поговорити, буде часовий ліміт. Наприклад, виділіть три хвилини на кожну людину. Це ж, до речі, дозволить вам зрозуміти, скільки приблизно триватиме захід.
- Кожна людина на груповій зустрічі хоче досягти певних цілей. Однак найчастіше ситуація виходить з-під контролю і люди починають скаржитися і фокусуватися на проблемах замість їх вирішення. Направляйте дискусію в потрібне русло при перших натяках на відсутність конструктивності.
4
Офісна балаканина і випадкові бесіди
- Використовуйте обідню перерву для налагодження взаємин з колегами, а після її закінчення конкретно натякніть їм, що ви маєте намір працювати.
- Розділяйте конструктивну і неконструктивну бесіду. На першу у вас майже завжди має знаходитися час, тому що це ваша робота. Друга ж не повинна заважати першій і вашим кар'єрним і особистим цілям.