Презентація - це метод донесення будь-якої інформації до слухачів. Її успіх залежить від того, наскільки відповідально підійшов до підготовки матеріалу доповідач. Напевно ви стикалися з ситуацією, коли текст зі слайда було просто неможливо прочитати або саме зображення було занадто відволікаючим від основного сенсу. Враження про такі комп'ютерні презентації залишало бажати кращого. А як щодо невиразного і неструктурованого виступу самого творця? То ще задоволення для аудиторії, правда?
Не важливо, чи робите ви презентацію в перший раз або ж для вас це звична частина роботи або навчання, об'ємна вона або маленька, потрібно завжди враховувати основні нюанси оформлення слайдів, роздаткового матеріалу та усного виступу. Як же зробити презентацію на комп'ютері зі слайдами, підготуватися до доповіді і підкорити аудиторію, а також про секрети успіху презентацій знаменитих спікерів ми розповімо вам у нашій статті.
Суть, цілі та функції презентації
Презентація - інформаційний або рекламний інструмент, що дозволяє повідомити потрібну інформацію про об'єкт презентації в зручній для одержувача формі. Є три основні формати, які, як правило, використовуються в комплексі: комп'ютерна презентація, презентація на великих аркушах і живий виступ спікера.
Залежно від призначення, візуалу та способу поширення, презентація поділяється на кілька видів.
За способом передачі інформації комп'ютерна презентація може бути:
- Статична: на слайдах присутні текст і відповідна йому картинка.
- Анімована: до тексту і картинки додається динаміка. Це можуть бути переходи та різні ефекти появи матеріалу на слайді.
- Мультимедійна: крім усього вищеописаного в презентації використовуються аудіофайли, відеоматеріали та інтерактивні елементи, наприклад, активні кнопки.
Щоб зрозуміти, яку з цих презентацій краще зробити, потрібно, в першу чергу, визначитися з метою її створення і форматом зустрічі з аудиторією. Те, що підходить для ділових переговорів, навряд чи буде правильно сприйнято учасниками неформальної бесіди.
Залежно від способу подачі комп'ютерна презентація може бути у форматі:
- Послідовні слайди: слайди йдуть один за одним і перемикаються або за допомогою людини, або автоматично через фіксований час.
- Відео: готову презентацію можна зберегти у форматі відеофайлу і викласти на YouTube як ролик. Часто цей варіант вимагає голосового супроводу.
- Flash: такий вид презентації найбільш цікавий, якщо порівнювати зі звичним перелистуванням слайдів. Він дозволяє додавати до матеріалу інтерактивні елементи (ігри, активне меню тощо).
- PDF: у такому форматі зручно зберігати статичні презентації та роздруковувати їх, щоб використовувати як роздатковий матеріал.
Комп'ютерні презентації можуть супроводжуватися виступом доповідача або використовуватися окремо. Наприклад, якщо потрібно розповісти про властивості нового продукту покупцю, то це один з ефективних способів, адже таку презентацію можна розмістити на сайті компанії або відправити на особисту пошту за запитом. Простіше кажучи, формат презентації залежить від мети її створення.
Презентація може нести інформаційний характер. До таких, наприклад, можна віднести бізнес-презентації, які розповідають про різні проекти, надають звітність про виконану роботу тощо.
Навчальні презентації розповідають про людей, події, явища. Їхнє завдання - навчити аудиторію чомусь новому, зробити так, щоб слухачі/глядачі запам'ятали необхідну інформацію.
Переконуючі презентації застосовуються з метою продати що-небудь (продукт, ідею), а надихаючі несуть, швидше, розважальний характер. Вони піднімають настрій, бойовий дух, мотивують []. Звичайно, презентація може мати відразу кілька цілей, адже, перш ніж переконати купити продукт, потрібно розповісти про нього і навіть навчити ним користуватися, зробивши акцент на тому, що він дуже зрозумілий і простий у застосуванні.
Презентація вищого класу - це та, що опрацьована «від» і «до» і зроблена з любов'ю до слухача. Всі етапи її створення потребують окремої уваги, тому ми розберемо детально кожен з них.
Підготовка презентації
Навіть якщо ви збираєтеся імпровізувати у своєму виступі, до цього потрібно підготуватися. Неможливо якісно піднести інформацію, якщо не визначити ключові моменти, які необхідно донести в першу чергу, і цільову аудиторію.
Незалежно від формату презентації, необхідно виконати 5 основних етапів підготовки до неї:
- Зберіть інформацію: ви повинні чітко розуміти, про що хочете розповісти в презентації. Продумайте матеріал, який вам необхідний для її створення.
- Запишіть інформацію: викладіть інформацію в електронному вигляді, розділіть по частинах, згідно зі сценарієм презентації.
- Виділіть важливі моменти: найголовніші думки розмістіть у слайдах, про решту можна розповісти.
- Визначіться з аудиторією: ваш слухач потребує індивідуального подання інформації. Від аудиторії залежить все: стиль, мова, картинки, формат подачі. Можливо, ваші глядачі - це підприємці? Тоді все повинно бути витримано в діловому стилі. А якщо це група студентів, то будуть до речі гумор і сучасний сленг.
- Репетуйте: як тільки у вас буде на руках сценарій презентації, можна починати проговорювати його вголос, запам'ятовувати. Так ви швидше освоїте сам матеріал і зрозумієте, що потребує доопрацювання і доповнення, яку інформацію краще розмістити в комп'ютерній презентації, а яку надати особисто.
А тепер давайте детальніше.
Чому важливо знати аудиторію?
Мало хто з виступаючих цікавиться своїми слухачами, хоча вивчення своєї цільової аудиторії - це один з перших і ключових етапів будь-якого маркетингового заходу. Презентація просуває ідею, продає продукт, доносить інформацію, тому важливо бути знайомим зі своїм клієнтом (покупцем).
Якщо ви вперше зустрічаєтеся з аудиторією, зверніть увагу на вік, посаду, професію свого глядача. Умовно людей можна розділити на любителів фактів, емоційних і візіонерів.
До емоційних належать люди творчої сфери діяльності. Вони ідейні, люблять створювати навколо себе красу і живуть почуттями, тому важливо справити на них особливе враження ще на початковому етапі презентації. Це може бути жарт, оригінальне зображення або щось таке, що викличе у них необхідну вам емоцію.
Якщо ваша аудиторія складається в основному з любителів фактів (бухгалтерів, юристів, програмістів), то з ними не спрацюють емоційні прийоми і яскраві картинки. Їм важливі точні дані, статистика, діаграми і тільки конкретика без води. Для них презентація має бути стриманою, лаконічною, а будь-яка інформація має бути підкріплена думками експертів, результатами досліджень тощо.
До візіонерів ставляться всі люди, які мислять стратегічно. Це керівники, менеджери. Вони люблять і факти, і емоції, тому тут пускайте в хід яскраві зображення, привабливий дизайн, діаграми, малюйте цифри і схеми на дошці - це ще більше загострить їх увагу на основній суті.
Розуміння того, хто перед вами, допоможе знайти спільні точки дотику з аудиторією. Від цього, в тому числі, залежить результат вашої презентації.
Основний сенс
Як правило, презентація присвячена одній або кільком основним ідеям, які необхідно донести до аудиторії. Головна думка повинна простежуватися від початку до кінця на кожному етапі спілкування зі слухачем і бути дуже простою і такою, що запам'ятовується.
Ваша головна ідея повинна приносити якусь вигоду людям, робити світ кращим. Ви можете розповідати про те, як важливо займатися спортом і відмовитися від шкідливих звичок, показуючи це на прикладі успішних людей, пояснюючи, як функціонує організм людини тощо. Це стосується і комп'ютерної презентації: кожен слайд повинен відображати головну думку всієї дії.
Порядок викладу думки
Яка б мета не була у вашій презентації, важливо дотримуватися певної структури подачі інформації. Це теж саме, що вести ділові переговори. Уявляєте, що буде, якщо робити це хаотично, не маючи чіткої схеми?
Щоб не втратити основну думку в загальному потоці інформації, дотримуйтеся наступної структури:
- Почніть презентацію з якогось виклику, провокації: це допоможе з першої хвилини сконцентрувати увагу аудиторії. Наприклад, запитайте глядачів: «Чи ви впевнені, що ви щасливі?» (якщо він підходить до вашої теми) або зробіть ефектний жест.
- Опишіть проблему: слухач повинен розуміти, навіщо він витрачає свій дорогоцінний час на прослуховування (перегляд) вашої презентації. Наведіть статистику, поділіться фактами і результатами досліджень, які стосуються порушеної вами проблеми.
- Наведіть докази наявності проблеми і запропонуйте вирішення питання: підійдуть реальні історії з життя, розповіді про особистий досвід, адже вони чіпляють найбільше.
- Використовуйте принцип Explain like I'm 5 («Поясни це так, як ніби мені 5 років»): спрощуйте свою думку, не перевантажуйте інформацією аудиторію, відмовтеся від заумних фраз, які будуть зрозумілі далеко не всім. Поясніть свою думку так, щоб її зрозуміла навіть дитина.
- Робіть висновки: наприкінці презентації слухач повинен отримати короткі висновки, шпаргалки, список корисних ресурсів для вивчення теми [Л. Верещинська, 2020].
Отже, перший важливий етап підготовки презентації пройдено, розуміння процесу сформувалося, тепер можна приступати до розробки презентації в PowerPoint.
Як зробити комп'ютерну презентацію ефективною
Немає нічого гіршого, ніж текст у презентації, що не відповідають темі і поганій якості картинки або використання стандартних шаблонів, які вже застаріли. Така презентація здатна зіпсувати навіть найбільш чудовий виступ, тому потрібно поставитися до її створення серйозно.
Тепер, коли ви зібрали всю необхідну інформацію і виділили ключові моменти, можна приступати до розробки презентації. Якщо ви ще не стикалися з подібними програмами, подивіться це навчальне відео про те, як зробити презентацію в PowerPoint:
Розібралися як зробити слайд, фон у презентації та в інших базових технічних моментах програми? Тоді поїхали далі.
Щоб зробити презентацію максимально привабливою, дотримуйтесь наступних порад фахівців:
- Слайди повинні бути простими за змістом: чим менше інформації розміщено на кожному слайді, тим краще. Структурований слайд привертає увагу аудиторії і не відволікає від прослуховування основної частини виступу.
- Використовуйте якомога менше слів: уникайте маркерів у вигляді гуртків, викладайте матеріал тезово, а не переписуйте текст абзацами.
- Використовуйте якісні зображення та графіку: якщо текст доповнено картинкою низької якості, його не захочеться читати, і така презентація навряд чи залишить позитивне враження.
- Використовуйте прості та зрозумілі графіки та діаграми: якщо ваш матеріал необхідно підкріпити статистичними даними в наочному вигляді, подбайте про те, щоб ваш глядач зміг легко зрозуміти і прочитати графіки. Звертайте увагу, щоб дані були актуальними.
- Використовуйте нові шаблони високої якості або створіть їх самі: PowerPoint пропонує безліч готових варіантів дизайнів слайдів, які здорово полегшують роботу. Але не варто використовувати вже застарілі шаблони, адже напевно ваша аудиторія їх вже бачила, а однакові під копірку презентації точно не привернуть увагу. Але найкращим варіантом буде, якщо ви самі придумаєте свій дизайн слайдів. Так, часу витратите більше, але зате ваша робота буде відрізнятися індивідуальністю.
- Будь ласка, вкажіть відповідні шрифти: шрифт повинен підходити під загальну концепцію презентації. Якщо ви хочете розповісти про бізнес-ідею, значить, текст потрібно оформити в діловому стилі. Якщо мова йде про щось менш формальне або про творчість, не бійтеся використовувати креативні варіанти шрифтів. Головне, щоб вони добре читалися і не були застарілими.
- Будь ласка, оберіть кольори: як і шрифт, палітра кольорів має відповідати темі презентації. Подбайте про те, щоб усі вибрані кольори добре поєднувалися між собою і не відволікали від основної суті. Рекомендується використовувати не більше трьох кольорів.
- Зробіть просту розмітку і вирівняйте всі елементи: у слайдах, як і в будь-якому інформаційному зображенні, повинен бути порядок. Будь ласка, перевірте, щоб не було зайвих відступів, пробілів, нерівних рядків тощо.
- Уникайте надмірної пунктуації: емоції і настрій повинна передавати ваша мова, а не надлишок знаків оклику в тексті [Smith, 2020].
- Використовуйте режим доповідача: цей інструмент вбудовано в PowerPoint і Keynote (монітор доповідача). У режимі доповідача ви будете бачити наступні слайди, а також нотатки і таймер. Слухачі ж будуть бачити тільки слайд на екрані.
- Робіть презентацію у форматі «Печа-купа» або Ignite: цей варіант відмінно підійде, якщо необхідно викласти максимум інформації за короткий проміжок часу. «Печа-купа» - це коли презентація складається з 20 слайдів, показати які потрібно за 6 хвилин 40 секунд, тобто на кожен слайд буде по 20 секунд. Якщо потрібен більш динамічний варіант, то використовуйте формат Ignite - 20 слайдів по 15 секунд. Така презентація приковує увагу аудиторії, адже їхнє завдання - швидко вловити всю суть кожного слайду [І. Манн, Р. Шагабутдінов, 2019].
- Показуйте емоції через дизайн презентації: компанія Samsung у 2019 році провела трансляцію презентації нових смартфонів Galaxy A Samsung Galaxy Event з Бангкока. Видовище нагадувало концерт рок-зірок або музичну премію. На великих екранах показували яскраві фото і відео, які були зроблені на камеру телефону.
- Присвятіть один зі слайдів команді: будь-який продукт, ідея - це результат командної діяльності. Покажіть робочі моменти, процес взаємодії команди, відкрийте свою «внутрішню кухню» глядачеві за допомогою фото або короткого відео. Але не захоплюйтеся, тому що це може втомити глядача [В. Шатова, 2020].
Погодьтеся, все досить просто, але в сукупності ці прийоми допоможуть вам зробити відмінну комп'ютерну презентацію. Тепер час приступати до підготовки до виступу, і тут теж є кілька секретів, якими ми охоче поділимося з вами.
Секрети успішного виступу
Готуючись до презентації, не можна не звернути уваги на досвід успішних бізнесменів, спікерів, чиї виступи вражають, надихають і мотивують. Стів Джобс яскравий тому приклад. Кармін Галло, фахівець з комунікативних тренінгів, вивчив записи його презентацій і виділив кілька основних правил, які допомагали робити їх незабутніми.
Ось вони:
- Визначіться з ключовою фразою: уявіть, що ви опинилися в ліфті з успішним інвестором і у вас є всього 30 секунд на розмову, точніше сказати, на те, щоб описати переваги своєї пропозиції однією фразою. Стів Джобс на презентації Macbook Air назвав цей ноутбук найтоншим у світі, і ця фраза стала ключовою в новинах і блогах.
- Виберіть лиходія: у кожній казці є негативний персонаж, якого перемагає головний герой. Так було і у компанії Apple: спочатку в ролі лиходія виступала корпорація IBM, а потім Microsoft. Наявність ворога об'єднує прихильників бренду. Якщо немає конкурента, то справжні лідери їх придумують.
- Демонструйте продукт: людський мозок дуже швидко втомлюється від надлишку інформації або її одноманітності. Стів Джобс кожні 10 хвилин переходив на нові переваги продукту або запрошував на сцену гостей.
- Робіть прості слайди: у своїй презентації він використовував слайди з мінімумом даних, без складних діаграм, маркованих списків, таблиць. Деякі з них містили всього 7 слів на 10 слайдів.
- Не забудьте про емоційну подію: це момент виступу, який по-особливому впливав на сприйняття глядача. Наприклад, згадайте презентацію першого iPhone: Стів Джобс сказав, що сьогодні представить три революційні продукти: широкоекранний iPod з сенсорним екраном, революційний мобільний телефон, новий пристрій для виходу в Інтернет. А потім додав, що все це функції одного гаджета. Це справило фурор [С. Плетньов, 2013].
- Говоріть про минулі досягнення: презентація першого iPhone викликала неоднозначну реакцію. Звичайно, аудиторію вразила його функціональність, але перспектива змінити кнопковий телефон на сенсорний не порадувала скептиків. Стів Джобс вмів передбачити можливі сумніви і наприкінці свого виступу нагадав, що Apple здійснили не одну революцію.
Подивіться виступ Стіва Джобса. Напевно, ви знайдете ще кілька прийомів, які зроблять вашу презентацію особливою:
Презентація - це не тільки демонстрація ідеї, продукту, якогось проекту, а й самого себе. Слухачі завжди звертають увагу на те, як ви спілкуєтеся з ними, підносите інформацію, тримайтеся в процесі виступу.
Є ще кілька способів, які допоможуть зробити вашу презентацію цікавою і такою, що запам'ятовується:
- Поспілкуйтеся з аудиторією перед виступом: щоб додати собі впевненості, просто поговоріть зі слухачами перед презентацією в неформальній обстановці. Так ви швидше освоїтеся і зможете зі сцени звертатися до когось індивідуально, а це завжди підкуповує публіку.
- Використовуйте реквізит: візьміть з собою на презентацію щось таке, що буде ставитися до теми виступу. Нехай цей предмет лежить у вас на столі і інтригує слухачів, і в відповідний момент використовуйте його як наочний приклад.
- Подбайте про те, щоб на столі була пляшка води: будьте впевнені, що вам в один момент захочеться перевести дух, зробивши пару ковтків, адже виступ здорово забирає енергію. Плюс до всього ви зможете взяти таким чином паузу на кілька секунд, якщо раптом вам потрібно буде зібратися з думками [І. Манн, Р. Шагабутдінов, 2019].
- Малюйте від руки: під час виступу (якщо, звичайно, аудиторія невелика) не забувайте користуватися фліпчартом або дошкою. Малюйте схеми, діаграми, фіксуйте числа та дати. По-перше, це підкреслить вашу індивідуальність, а по-друге, так інформація запам'ятається швидше.
До речі, від руки можна малювати і слайди. Цим прийомом користуються багато спікерів, адже такі самобутні презентації завжди викликають інтерес. Щоб зробити щось подібне, вам знадобиться планшет з можливістю малювання або графічні програми, які дозволяють це зробити. Таку презентацію на своєму виступі використовував Тім Урбан - подивіться. Оригінально, правда?
- Дивуйте своєю уявою: у 2012 році дизайнер Люсі Макрей провела презентацію своїх робіт на Люсі створює костюми з нестандартних матеріалів і незвичайні предмети. Її презентація складалася з барвистих фото своїх робіт, які вражали своєю оригінальністю. Подивитися презентацію можна тут.
- Не бійтеся піти нестандартним шляхом: Джеймі Олівер, шеф-кухар і шоумен, активно бореться за правильне харчування в школах. Його виступ на конференції TED в минулому році було визнано найкращим, тому що він вибрав незвичний спосіб донесення інформації: він показав інтерв'ю з мамою школярів, які страждають на ожиріння, а наприкінці свого виступу перевернув візок з цукром, щоб наочно показати, як багато цукру вживає дитина за 5 років навчання в школі. Подивіться виступ самі і переконайтеся, що такий прийом добре працює.
- Зробіть ефектний вихід: погодьтеся, концерт, який починається з яскравого світлового або музичного шоу, завжди викликає особливі емоції. А чим ви не зірка? Не забувайте, що ви центральна фігура виступу. Звичайно, мова не про спецефекти, але цікавої вступної презентації буде цілком достатньо. Або присвятіть її команді, яка працювала над представляється вами проектом. Подивіться, як цим прийомом скористався дизайнер Артемій Лебедєв.
- Розширюйте межі взаємодії з аудиторією: якщо ви хочете, щоб про вас і вашу презентацію дізналися якомога більше, попросіть слухачів зняти сторис з вами або фрагмент виступу відзначити вашу сторінку, щоб ви змогли поділитися матеріалами у себе в акаунті. Якщо ви ще не вірите в силу інтернет-просування, подивіться виступ експерта в області R і SMM Інді Гогохія [В. Шатова, 2020].
- Будьте захоплені своєю ідеєю: звичайно, того, хто володіє ораторськими здібностями і харизмою, слухати хочеться нескінченно, але цього недостатньо. Якщо у вас «око горить», ви одержимі своєю ідеєю, від вас виходить особлива енергія, ви обов'язково завоюєте серця аудиторії. Розкажіть про те, як ви придумували свій проект, які складнощі виникали і навіть про те, як ви хвилюєтеся зараз (якщо хвилюєтеся, звичайно), і тоді ви запалите такий же вогник у слухачах, який горить у вас.
А цей важливий інгредієнт успішного виступу вимагає окремої уваги. Ви дивилися фільм «Король говорить»? Він рекомендується до перегляду всім, хто хоче навчитися красиво говорити на публіці. За мотивами фільму була створена презентація з основними тезами, які пояснюють як це - говорити, як король:
- Говоріть з вірою в голосі: ви повинні бути впевнені в кожному факті і в тому, що ви гідні виступати перед публікою.
- Визнайте, що вам потрібна допомога: попросіть когось із близьких оцінити вашу презентацію, послухати виступ.
- Будьте готові витратити час: щоб презентація пройшла добре, буде потрібна підготовка. Не відкладайте важливі моменти на потім.
- Станьте експертом у тому, чим ви займаєтеся: багато практики додасть вам впевненості перед виступом.
- Будьте чесні з аудиторією: скажіть відкрито, що ви хвилюєтеся, і тоді хвилювання відпустить вас [ Desjardins, 2011].
А щоб освоїти мистецтво мови і відчувати себе під час презентації впевнено, рекомендуємо зазирнути на нашу онлайн-програму «Сучасна риторика», де за кілька тижнів ви вивчите різні прийоми ораторської майстерності і зможете застосовувати їх на практиці.
Декілька корисних інструментів
Здорово, що зараз багато корисної інформації можна знайти в Інтернеті, і не потрібно бути комп'ютерним генієм, щоб зробити класну презентацію.
Ловіть посилання, які обов'язково вам знадобляться роботі:
- Щоб зробити презентацію в Powerpoint онлайн, перейдіть сюди.
- Крім Powerpoint можна скористатися наступними сервісами: Google Slides, Keynote, Canva. До речі, ці програми дозволяють зробити презентацію в телефоні, що дуже зручно.
- Тут можна знайти приклади відмінних презентацій: Note & Point, Speaker Deck, Pinterest.
- А тут ви зможете вибрати цікаві шаблони: Freepik, io, SlidesGo, Envato Elements.
Як бачите, все геніальне - просто. Вивчивши корисні сервіси, ви відразу вирішите для себе питання, як зробити ефектну презентацію зі слайдами на комп'ютері або в телефоні.
Не забудьте на дозвіллі пошурхати сторінками корисних книг про те, як вразити аудиторію своєю презентацією в цифровому форматі і виступом. У цій добірці тематичної літератури ви обов'язково знайдете для себе те, що стане в нагоді саме вам:
- Гарр Рейнольс, «Презентація в стилі дзен».
- Робін Вільямс, "Дизайн. Книга для недизайнерів ".
- Ден Роем, «Візуальне мислення».
- Джин Желязни, "Бізнес-презентація. Керівництво з підготовки та проведення ".
- Ненсі Дуарте, «Slidedoc».
- Дейл Карнегі, «Як виробити впевненість у собі і впливати на людей, виступаючи публічно».
- Карстен Бредемаєр, "Чорна риторика. Влада і магія слова ".
- Радислав Гандапас, «Камасутра для оратора».
А щоб навчитися ефективно презентувати свою ідею в графічному форматі, рекомендуємо прочитати книгу Девіда Сіббета "Візуалізуй це! Як використовувати графіку, стікери та інтелект-карти для командної роботи ".
Тепер залишається справа за малим, але дуже важливим: застосовуйте наші поради на практиці, репетуйте, вивчайте корисні інструменти і не бійтеся зробити щось не так, адже помилки допомагають розвиватися і вчать чогось нового.
Підіб'ємо підсумок
Підготовка до презентації - це процес непростий, але дуже захоплюючий і розвиваючий. Ще б! Тут включаються в роботу наші розумові, технічні, творчі здібності відразу. Тепер недостатньо просто скопіювати красиву картинку з Інтернету і написати текст, щоб зацікавити глядача. Презентація - це продаж вашої ідеї, тому і виглядати вона повинна як першокласний продукт, що виблискує на полиці дорогого бутіка. Інакше який у ній сенс?
Не забувайте, що ви центральна фігура презентації, тому подбайте про те, щоб ваш виступ був запам'ятовується в хорошому сенсі слова. Поставтеся до підготовки кожного етапу відповідально, адже якщо раптом щось піде не так з трансляцією слайдів, ви завжди зможете вирулити ситуацію ",