Продовжуємо вивчати найефективніші техніки тайм-менеджменту. У цій статті ви дізнаєтеся, як знайти додаткові кілька годин на добу, чому потрібен список To-Don't, як автоматизувати рішення, чим шкідливий перфекціонізм, чому потрібно об'єднувати подібні завдання і ще 5 корисних методів управління часом.
12
Кажіть «ні» частіше, ніж «так»
Жити за принципом «завжди говори» так «» означає жити за принципом «забудь про свої цілі». Все просто: ви повинні робити тільки те, що наближає вас до мети, а не робити все. Оскільки час - це обмежений ресурс, від чогось доводиться відмовлятися.
Як же зрозуміти, на що погоджуватися, а від чого відмовлятися, і як не пропустити унікальну можливість? Уоррен Баффет запропонував правило, яке допоможе вам встановити межі і краще приймати рішення. Воно складається з 2-х етапів:
- Запишіть 25 ваших найголовніших кар'єрних цілей. А потім виберіть з них 5 найважливіших. Викресліть 20 невідмічених і зосередьтеся на решті 5. Це те, що дійсно має значення.
- Скажіть «ні» за замовчуванням всьому, що не сприяє досягненню ваших 5 найкращих кар'єрних цілей.
13
Скористайтеся перевагою порожніх проміжків часу
У нас є багато часу, який ми витрачаємо даремно: черги, зал очікування, невеликі перерви в розкладі, поїздки в транспорті та затори.
Якщо скласти все це, вийде 1-3 години на добу. Погодьтеся, такий резерв не повинен пропадати даремно. Поставтеся до нього так само стратегічно, як і до решти часу протягом дня. Ви можете зробити дуже багато корисного в ці шматочки часу:
- Читайте книги або статті за вашою спеціальністю;
- Займіться організацією папок на комп'ютері, розберіться з календарем та іншими дрібними онлайн-справами;
- Складайте плани на день/тиждень/місяць;
- Слухайте подкасти;
- Вчіть слова іноземної мови;
- Просто прогуляйтеся і відпочиньте.
14
Автоматизуйте прийняття рішень
Змусіть свій мозок приймати занадто багато рішень, і в кінцевому підсумку сила волі буде виснажена, ви відчуєте втому. Що, звичайно ж, не забариться позначитися на якості цих рішень.
Щоб уникнути розумового перенапруження, автоматизуйте рішення. Це дозволить знизити когнітивне навантаження і не покладатися виключно на свою самодисципліну.
Під автоматизацією рішення мається на увазі те, що ви приймаєте його одного разу, а потім постійно слідуєте встановленому алгоритму, лише зрідка змінюючи його при необхідності. Нижче наведено приклади завдань, які можна автоматизувати:
- Переказуєте гроші на ощадний рахунок щоразу, коли отримуєте зарплату.
- Виберіть всі свої наряди на тиждень у неділю і повісьте їх у шафу за порядком.
- Скористайтеся сервісами доставки їжі.
- Стандартизуйте типові щоденні страви, які вам подобаються найбільше, заощаджуючи час на приготування їжі та купівлю продуктів. Заздалегідь складіть план харчування на тиждень.
15
Не перемикайтеся
Переваги багатозадачності - корпоративний міф, який розвивався з плином часу. Мозок призначений для фокусування на одній речі за раз. Перемикання між завданнями може мати руйнівний вплив на нашу роботу і продуктивність. Особливо це стосується тих справ, які потребують концентрації та вдумливого підходу.
Виховуйте в собі звичку фокусуватися на одному завданні за раз. Це означає також, що ви повинні боротися з відволікаючими факторами, які розсіюють вашу увагу.
Гарною підмогою в цій справі буде техніка Помодоро. Вона полягає в тому, що ви повинні позбутися всіх відволікань, включити таймер на 25 хвилин і цілком присвятити цей час одному-єдиному завданню. Чверть години - це оптимальний час концентрації уваги на одному завданні для нашого мозку. Цей безкоштовний сервіс має адаптований під цю техніку таймер.
16
Їжте слона по шматочках
У всіх нас є величезні завдання, від яких ми втомлюємося, просто думаючи про кількість роботи, необхідної для їх виконання. Ми прокрастинуємо або ж займаємося всякою дурницями, щоб не приступати до поїдання великого слона. Уникнути подібної ситуації можна, поділивши великі цілі на маленькі завдання з реально досяжними етапами. Абсолютно будь-який довгостроковий проект можна розбити на шматочки, які легко виконуються протягом години.
Складіть план, виділіть проміжні цілі, визначте конкретні кроки, а також встановіть терміни виконання кожної підзадачі. Цим простим алгоритмом ви миттєво робите з лякаючої гори купу щебінки, яку не так вже й складно поступово перенести в інше місце. Далі просто запасіться терпінням і працюйте. Їжте слона по шматочках.
17
Робота з календарем
Календар справ - це подальший, логічний розвиток списку справ. В останньому ви записуєте, що робити. У календарі ви відзначаєте не тільки що, але і коли (а ще краще і де) ви це зробите.
Зробити щось - це абстракція, їй не вистачає часу і місця. І календар допомагає перетворити ідею на реальність: поставивши точну дату, ви з більшою ймовірністю зробите це. Тому, як тільки у вас з'явилася нова задача, постарайтеся відразу ж записати її в календар, інакше висока ймовірність, що вона буде кочувати з одного списку справ в інший.
Так само, як і рутинні справи, ви повинні планувати форс-мажори. Не захаращуйте календар, інакше потім будете виправдовувати невиконані справи непередбаченими обставинами. Залиште час для випадковостей, які постійно виникають у нашому житті. І якщо вони все ж не стануться, що ж, у вас з'явиться додатковий час для себе.
18
Позбудьтеся перфекціонізму
Легко бути спійманим у нескінченний цикл спроб зробити все ідеально. Однак таке прагнення може призвести до того, що ви будете працювати занадто повільно і пропустите всі терміни.
Перфекціонізм - це насправді страх, який змушує копошитися в деталях. Ви просто виправдовуєте відсутність реальних (нехай і недосконалих) результатів спробами досягти бездоганності.
Ваше завдання - робити речі досить добре. Вони повинні працювати, а не блищати і сяяти. Все інше можна виправити в дорозі. За словами Марка Твена, «безперервне вдосконалення краще відстроченого вдосконалення».
19
Зробіть собі список To-Don't
У математиці існує метод вирішення проблем, званий інверсією. Ви починаєте з результатів і розкручуєте ланцюжок назад, щоб обчислити вихідні дані. Схожий принцип працює і в області тайм-менеджменту.
Припустимо, ви хочете підвищити продуктивність. Зазвичай ми думаємо про те, що допомагає поліпшити ефективність наших зусиль. Однак інверсія дозволяє поглянути на проблему з іншого боку: а що ж заважає цій меті? Що потрібно не робити, щоб встигати більше?
Задайтеся цим питанням. Що заважає вам працювати продуктивно? Які звички, зобов "язання чи нездорові бажання?
А потім створіть список того, чого ви не повинні робити - To-Don't List.
Ось кілька прикладів таких справ:
- не заходити в соцмережі, як тільки прокинувся;
- не призначати ранкові зустрічі;
- не пити кави після обіду;
- не говорити «так», якщо не впевнений, що зробиш це.
- не погоджуватися на зустрічі чи дзвінки без чіткого порядку денного чи часу закінчення.
Це може бути і щось більш конкретне, наприклад, якими проектами ви не будете займатися, щоб не відбирати час у основного виду діяльності.
Причина, з якої працює інверсія, проста: те, що ви не робите, визначає, що ви можете зробити.
20
Пакуйте подібні завдання
Основна ідея цього методу управління часом полягає в тому, щоб зібрати групу подібних дій і зробити їх все одним махом. Ви можете ефективно працювати над декількома завданнями, не втрачаючи потоку, якщо діяльність вимагає аналогічних установок.
Об'єднуйте подібні завдання і працюйте над ними в один час. Пакетна обробка зменшує час запуску та уповільнення, покращує фокусування. Візьміть свій список справ на тиждень і подивіться, які завдання можна було б об'єднати.
Наприклад, пакетувати можна такі справи:
- Написати всі пости для блогу на тиждень за один присест;
- Відповісти на всі накопичені листи з email, зробити всі необхідні дзвінки;
- Закупитися необхідними продуктами і речами відразу на тиждень;
- Виконати всі побутові завдання в один день.
Щоб швидше обробляти пакети, працюйте над подібними завданнями протягом заданого періоду часу, використовуючи техніку Помодоро.
21
Виділяйте час перезарядки
У сучасному високотехнологічному світі легко потрапити в пастку перебування на зв'язку 24/7. Нам здається, що ми щось упускаємо, не працюючи у вихідні над складним проектом. Ми обіцяємо собі відпочити по його завершенню, проте там нас вже чекає нова Дуже Важлива Справа.
Наше тіло і розум потребують відпочинку, щоб функціонувати належним чином. Невеликі перерви під час роботи критично важливі для підтримки мотивації, концентрації та високої продуктивності. Якщо ви пробували техніку Помодоро, то напевно помітили, що через кілька циклів вже починає відчуватися втома, концентрація погіршується, а результати падають. Саме час зробити перерву хвилин на 10-15 і відпочити. Найкраще - активно, хоча б просто пройтися.
Це ж стосується і більш тривалих проміжків часу. Відпочивайте хоча б один день на тиждень і кілька тижнів на рік. Ви не витратите цей час даремно. Ви зробите себе більш ефективним.
Резюме
Кажіть «ні» тому, що не наближає вас до поставлених цілей. Використовуйте періоди вимушеного неробства продуктивно - займайтеся дрібними справами на зразок вивчення слів іноземної мови. Автоматизуйте прийняття рішень і працюйте на автопілоті, щоб заощадити силу волі для важливого. Будьте монозадачні. Розбивайте великі цілі на маленькі. Заносіть справи не в списки, а в календар. Працюйте не на «відмінно», а на «дуже добре». Зробіть собі список не-справ. Об'єднуйте подібні завдання в блоки і виконуйте їх разом. І обов'язково давайте собі час для відпочинку і перезарядки.